Deklaracja zgodności PPWR: wzór do pobrania, przykład wypełnienia i pola obowiązkowe (rozporządzenie UE 2025/40)

Deklaracja zgodności to jeden z obowiązków rozporządzenia. Pełny obraz, czyli kogo dotyczy PPWR, harmonogram wymogów do 2040 r., ROP i stan polskiej ustawy wdrażającej, znajdziesz w przewodniku rozporządzenie PPWR (UE) 2025/40: obowiązki i harmonogram.

Sprawdzono z oficjalnym tekstem rozporządzenia (UE) 2025/40 w dniu 22 października 2026 r.

Czym jest deklaracja zgodności PPWR?

Deklaracja zgodności UE (ang. Declaration of Conformity, DoC) to dokument, w którym wytwórca oświadcza, że opakowanie spełnia wymogi rozporządzenia (UE) 2025/40 w sprawie opakowań i odpadów opakowaniowych, znanego jako PPWR. Podstawą prawną jest artykuł 39; wzór określa załącznik VIII.

Nie jest to oznakowanie CE ani certyfikacja przez stronę trzecią. To oświadczenie własne wydawane na wyłączną odpowiedzialność wytwórcy, po przeprowadzeniu procedury oceny zgodności z artykułu 38 i załącznika VII: moduł A, wewnętrzna kontrola produkcji. Jednostka notyfikowana nie bierze w niej udziału, dlatego punkt 7 załącznika VIII niemal zawsze pozostaje „nie dotyczy”.

Artykuł 39 ust. 2 dodaje trzy obowiązki, o których często się zapomina: deklaracja zawiera elementy wyszczególnione w module z załącznika VII, jest stale aktualizowana i sporządza się ją w języku lub językach wymaganych przez państwo członkowskie, w którym opakowanie jest wprowadzane do obrotu lub udostępniane na rynku, albo tłumaczy na ten język.

Kto ją wydaje: wytwórca, nie producent

Obowiązek spoczywa na wytwórcy. Zgodnie z artykułem 15 ust. 2 przed wprowadzeniem opakowania do obrotu wytwórca przeprowadza (lub zleca) procedurę oceny zgodności z artykułu 38, sporządza dokumentację techniczną z załącznika VII, a jeżeli procedura wykazała zgodność, sporządza deklarację zgodności UE zgodnie z artykułem 39. Punkt 3 załącznika VIII mówi wprost: „Niniejsza deklaracja zgodności wydana zostaje na wyłączną odpowiedzialność wytwórcy”.

Pozostałe podmioty gospodarcze mają odrębne role:

• Upoważniony przedstawiciel: wytwórca może go wyznaczyć na piśmie (artykuł 17). Upoważnienie musi co najmniej pozwalać mu przechowywać deklarację i dokumentację techniczną do dyspozycji organów przez okres przechowywania oraz przekazywać na żądanie niezbędne informacje. Odpowiedzialność pozostaje przy wytwórcy.
• Importerzy: nie wydają własnej deklaracji. Przed wprowadzeniem do obrotu upewniają się, że wytwórca przeprowadził ocenę zgodności i sporządził dokumentację techniczną, oraz przechowują kopię deklaracji (artykuł 18).
• Kiedy dystrybutor staje się wytwórcą: kto wprowadza opakowanie do obrotu pod własną nazwą lub znakiem towarowym albo modyfikuje je w sposób mogący wpłynąć na zgodność, przejmuje obowiązki wytwórcy (artykuł 21). Właściciele marek własnych powinni więc sprawdzić swój katalog opakowań pozycja po pozycji.

Zakres jest szeroki: rozporządzenie obejmuje wszystkie opakowania wprowadzane do obrotu w Unii, niezależnie od materiału (tworzywa sztuczne, papier, szkło, metal, drewno), przeznaczenia i pochodzenia.

Które wymogi naprawdę obowiązują od 12 sierpnia 2026 r.?

Rozporządzenie stosuje się od 12 sierpnia 2026 r. (artykuł 71). Nie oznacza to jednak, że wszystkie wymogi artykułów 5–12 obowiązują od tego dnia: część z nich wchodzi w życie później albo zależy od aktów delegowanych i wykonawczych, które nie zostały jeszcze przyjęte. Deklaracja potwierdzająca hurtem zgodność ze wszystkimi artykułami 5–12 poświadcza coś, czego prawo w dniu odniesienia jeszcze nie wymaga.

Tylko część tych dat to terminy najwcześniejsze: artykuły 6 (ust. 2 i 3), 7 (ust. 1) i 12 (ust. 1 i 2) łączą datę kalendarzową z terminem liczonym od wejścia w życie odpowiedniego aktu delegowanego lub wykonawczego, „w zależności od tego, która z tych dat jest późniejsza” (art. 12 ust. 1). Jeżeli Komisja przyjmie te akty z opóźnieniem, odpowiednie wymogi przesuwają się w czasie. Artykuł 9 ust. 1 (12 lutego 2028 r.) i artykuł 10 ust. 1 (1 stycznia 2030 r.) wyznaczają natomiast stałe daty. Akt wykonawczy w sprawie zharmonizowanej etykiety, który zgodnie z art. 12 ust. 6 Komisja miała przyjąć do 12 sierpnia 2026 r., nie był opublikowany na dzień 22 października 2026 r.; obowiązek etykietowania z art. 12 ust. 1 zacznie więc obowiązywać dopiero 24 miesiące po jego wejściu w życie.

Jak odczytuje te daty Komisja. W wytycznych dotyczących rozporządzenia (UE) 2025/40 (zawiadomienie C/2026/3084, Dz.U. C z 10 czerwca 2026 r., niewiążące) Komisja uznaje, że cały artykuł 10 stosuje się od 1 stycznia 2030 r.: zgodnie z art. 70 ust. 1 lit. b) obowiązujące wymogi w zakresie minimalizacji opakowań i norma EN 13428:2004 pozostają w mocy do końca 2029 r., a następnie zastosowanie ma zarówno art. 10 ust. 1, jak i ust. 2 (sekcja 10). W odniesieniu do przydatności do recyklingu wskazuje, że wytwórcy nie muszą przeprowadzać procedury oceny zgodności z art. 38 i załącznika VII do czasu wejścia w życie aktów delegowanych na podstawie art. 6 ust. 4 (sekcja 6). Pierwszeństwo ma tekst rozporządzenia; w dokumentacji technicznej warto odnotować, które odczytanie przyjęto.

Co deklaracja musi dziś obejmować. W nocie „Packaging and Packaging Waste Regulation (PPWR) and small businesses: What do I need to know?” (październik 2026 r., tylko po angielsku, niewiążąca) Dyrekcja Generalna ds. Środowiska Komisji pisze, że na razie, ponieważ stosuje się tylko ograniczona liczba przepisów PPWR, deklaracja zgodności musi obejmować jedynie wymogi dotyczące substancji potencjalnie niebezpiecznych z artykułu 5: limit 100 mg/kg dla sumy stężeń ołowiu, kadmu, rtęci i chromu sześciowartościowego (art. 5 ust. 4) oraz, w przypadku opakowań przeznaczonych do kontaktu z żywnością, limity PFAS (art. 5 ust. 5). Kto stosuje dosłowne brzmienie art. 10 ust. 2, dodaje ten przepis.

Osiem punktów wzoru z załącznika VIII

Załącznik VIII rozporządzenia (UE) 2025/40 określa wzór: numer identyfikacyjny deklaracji, osiem numerowanych punktów i blok podpisu. Brak choćby jednego elementu czyni deklarację niekompletną.

Przykład wypełnienia dla kartonu transportowego

Tabela pokazuje, jak wytwórca wypełniłby punkty załącznika VIII dla kartonu z tektury falistej, który nie jest przeznaczony do kontaktu z żywnością. Dane firmy są zmyślone; struktura i odniesienia do przepisów pochodzą z rozporządzenia. Punkt 5 odpowiada nocie Komisji z października 2026 r. (tylko artykuł 5); kto stosuje dosłowne brzmienie art. 10 ust. 2, dodaje ten przepis.

Sama deklaracja mieści się na jednej lub dwóch stronach. Wytwórca, który ma 200 referencji opakowań o różnym składzie, musi jednak sporządzić 200 deklaracji, każdą z własną dokumentacją techniczną. Generator deklaracji PPWR DPP-Tool wypełnia punkty załącznika VIII na podstawie prowadzonego formularza i zwraca jednocześnie deklarację oraz spis dokumentacji technicznej z załącznika VII, gotowe do podpisu: 49 € jednorazowo za dokument albo bez limitu w abonamencie.

Jak sporządzić deklarację krok po kroku

1. Ustal swoją rolę. Sprawdź, czy dla danego opakowania jesteś wytwórcą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 13, zwłaszcza jeśli pakujesz lub zlecasz pakowanie pod własną marką. Tylko wytwórca wydaje deklarację.
2. Zinwentaryzuj opakowania. Spisz każdy rodzaj opakowania wprowadzanego do obrotu w Unii: jednostkowe, zbiorcze, transportowe. Wytwórca sporządza deklarację dla każdego rodzaju opakowania (załącznik VII pkt 4), a w deklaracji określa się opakowanie, w odniesieniu do którego ją sporządzono.
3. Określ mające zastosowanie wymogi. Porównaj opakowanie z artykułami 5–12, ale tylko z tymi, które obowiązują w dniu wprowadzenia do obrotu (tabela powyżej). Na 12 sierpnia 2026 r. jest to według noty Komisji dla małych firm z października 2026 r. w praktyce tylko artykuł 5; według brzmienia rozporządzenia dochodzą artykuł 10 ust. 2 oraz, jeżeli ma zastosowanie, artykuł 11 (zob. wyżej).
4. Skompletuj dokumentację techniczną. Ogólny opis opakowania i jego przeznaczenia, skład materiałowy warstwa po warstwie, rysunki, sprawozdania z badań na metale ciężkie i PFAS, zastosowane normy i metody. Nie dołącza się jej do deklaracji, ale musi być dostępna na żądanie.
5. Sporządź deklarację według ośmiu punktów załącznika VIII, w języku lub językach wymaganych przez państwo członkowskie, w którym opakowanie jest wprowadzane do obrotu (artykuł 39 ust. 2).
6. Podpisz. Miejsce, data, imię i nazwisko, stanowisko i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania wytwórcy.
7. Przechowuj. Pięć lat dla opakowań jednorazowego użytku, dziesięć lat dla opakowań wielokrotnego użytku, licząc od dnia wprowadzenia do obrotu (artykuł 15 ust. 3).
8. Aktualizuj. Artykuł 39 ust. 2 wymaga, aby deklaracja była „stale aktualizowana”: jeżeli zmienia się projekt, właściwości opakowania lub normy odniesienia i może to wpłynąć na zgodność, ocenę z artykułu 38 trzeba powtórzyć (art. 15 ust. 4); wraz z wymogami na 2028 i 2030 r. deklaracja i tak będzie wymagała rewizji.

Częste błędy

• Pomylenie wytwórcy z producentem. Wystawienie deklaracji na „producenta” w rozumieniu rozszerzonej odpowiedzialności wskazuje niewłaściwy podmiot: punkt 2 załącznika VIII wymaga nazwy i adresu wytwórcy.
• Deklarowanie zgodności z wymogami, które jeszcze nie obowiązują. Kryteria przydatności do recyklingu (art. 6 ust. 2 i 3), zawartość materiałów z recyklingu (art. 7 ust. 1) i zharmonizowana etykieta (art. 12 ust. 1) nie mają zastosowania 12 sierpnia 2026 r. Poświadczanie ich hurtem oznacza deklarowanie czegoś, czego nie trzeba i nie da się wykazać; zgodnie z artykułem 39 ust. 5 właściwe organy dążą przy tym do kontrolowania dokładności co najmniej części deklaracji zgodności rocznie, z zastosowaniem podejścia opartego na analizie ryzyka.
• Powołanie niewłaściwego załącznika. Deklaracja opiera się na załączniku VIII; dokumentacja techniczna na załączniku VII. Deklaracja zbudowana na załączniku VII nie spełnia wymogów formalnych.
• Jedna deklaracja dla kilku rodzajów opakowań. Załącznik VII pkt 4 wymaga deklaracji dla każdego rodzaju opakowania: „wszystkie opakowania kartonowe” nie spełnia ani tej zasady, ani punktu 1 załącznika VIII.
• Umieszczenie oznakowania CE. Opakowania nie podlegają oznakowaniu CE na podstawie PPWR.

Przechowywanie i kary

Artykuł 15 ust. 3 określa okres przechowywania dokumentacji technicznej i deklaracji zgodności UE: pięć lat dla opakowań jednorazowego użytku i dziesięć lat dla opakowań wielokrotnego użytku, od dnia wprowadzenia opakowania do obrotu. Na uzasadniony wniosek organu krajowego dokumenty udostępnia się w terminie dziesięciu dni od otrzymania wniosku (art. 15 ust. 10). Artykuł 39 ust. 5 dodaje, że właściwe organy dążą do kontrolowania dokładności co najmniej części deklaracji zgodności rocznie, ocenianych z zastosowaniem podejścia opartego na analizie ryzyka.

W sprawie kar potrzebna jest ostrożność. Artykuł 68 zobowiązuje państwa członkowskie do ustanowienia przepisów o sankcjach do 12 lutego 2027 r.: skutecznych, proporcjonalnych i odstraszających, określanych na poziomie krajowym. Rozporządzenie nie określa żadnej kwoty na poziomie Unii. Najważniejszą praktyczną konsekwencją nie jest zresztą grzywna, lecz dostęp do rynku: bez rzetelnej deklaracji i dokumentacji technicznej brakuje podstawy do zgodnego z prawem wprowadzenia opakowania do obrotu. Niesporządzona lub nieprawidłowo sporządzona deklaracja to niezgodność formalna (art. 62 ust. 1); jeżeli się utrzymuje, państwo członkowskie zakazuje udostępniania opakowania na rynku albo zapewnia jego odzyskanie lub wycofanie z rynku (art. 62 ust. 2).

Najczęstsze pytania

Czy deklaracja zgodności PPWR obowiązuje także małe firmy?

Tak. Rozporządzenie (UE) 2025/40 nie przewiduje zwolnień z deklaracji zgodności ze względu na wielkość przedsiębiorstwa. Obowiązek dotyczy każdego wytwórcy wprowadzającego opakowania do obrotu w Unii, w tym MŚP. W przypadku mikroprzedsiębiorstw rozporządzenie zmienia jednak to, kto jest wytwórcą: jeżeli mikroprzedsiębiorstwo w rozumieniu zalecenia 2003/361/WE zleca zaprojektowanie lub wytworzenie opakowania pod własną nazwą lub znakiem towarowym, wytwórcą, który sporządza deklarację, jest dostawca opakowania, o ile znajduje się w tym samym państwie członkowskim (art. 3 ust. 1 pkt 13 lit. b)); do celów artykułu 15 jego ust. 12 wymaga jedynie, aby dostawca znajdował się w Unii.

Czy istnieje oficjalny wzór deklaracji do pobrania?

Wzorem jest załącznik VIII rozporządzenia: osiem numerowanych punktów i blok podpisu. Poza nim nie ma oficjalnego formularza do pobrania. Bezpłatny wzór na tej stronie odtwarza tę strukturę w Wordzie i PDF, ze wskazówką pod każdym punktem. Wypełniony przykład na tej stronie pokazuje gotowy dokument z fikcyjnymi danymi; generator tworzy Twój według tych samych ośmiu punktów.

Czy potrzebna jest osobna deklaracja dla każdego opakowania?

Nie dla każdej fizycznej sztuki, ale dla każdego rodzaju opakowania. Załącznik VII pkt 4 wymaga deklaracji dla każdego rodzaju opakowania, nie definiując bliżej „rodzaju”: ostrożnie jest traktować jako odrębne rodzaje warianty różniące się składem materiałowym lub budową. Jeżeli zmiana materiałów lub projektu może wpłynąć na zgodność, ocenę trzeba powtórzyć, a deklarację zaktualizować.

Czym różni się załącznik VII od załącznika VIII?

Załącznik VIII to deklaracja, dokument skierowany na zewnątrz. Załącznik VII to dokumentacja techniczna, wewnętrzny dowód (badania materiałów, rysunki, obliczenia) potwierdzający stwierdzenia zawarte w deklaracji. Zgodnie z artykułem 15 ust. 2 dokumentacja techniczna powstaje jako pierwsza, a deklaracja się na niej opiera.

Czy deklaracja musi być po polsku?

Artykuł 39 ust. 2 stanowi, że deklarację sporządza się w języku lub językach wymaganych przez państwo członkowskie, w którym opakowanie jest wprowadzane do obrotu lub udostępniane na rynku, albo tłumaczy na ten język. Dla rynku polskiego wersja polska jest bezpiecznym wyborem; kto sprzedaje w kilku państwach członkowskich, powinien przygotować odpowiednie wersje.

PPWR obowiązuje od 12 sierpnia 2026 r.: co mam zrobić teraz?

Od 12 sierpnia 2026 r. obowiązują limity metali ciężkich i PFAS (artykuł 5); według brzmienia rozporządzenia także zakaz podwójnych ścianek, podwójnych den i zbędnych warstw (artykuł 10 ust. 2), który według Komisji ma zastosowanie dopiero od 1 stycznia 2030 r., oraz, jeżeli mają zastosowanie, wymogi dla opakowań wielokrotnego użytku (artykuł 11). Według noty Komisji dla małych firm (październik 2026 r.) deklaracja musi na razie obejmować tylko artykuł 5. Dla obowiązku sporządzenia deklaracji nie ma okresu przejściowego. Skompletuj teraz dokumentację techniczną z załącznika VII dla każdego rodzaju opakowania, a następnie sporządź deklarację według załącznika VIII.